Toplantı odası rezervasyon sistemleri, konferans odaları ofis veya paylaşılan herhangi bir ortamın rezerve edilmesine olanak sağlayan yazılım ve donanımdan oluşan bir planlama sistemidir.
Bu sistem akıllı ekranlar ve yazılımlara gereksinim duyar. Akıllı ekranların dokunmatik özelliğe sahip olması kullanımı daha avantajlı hale getirir ve rezerve yapmak isteyen kişinin akıllı ekran üzerinden de işlem yapmasına olanak sağlar.
Örnek verecek olursak bir ofisin çalışanları ofisindeki bir odayı toplantıları için rezerve edebilir böylelikle başka bir çalışanın o odaya rezerve yapma işleminin önüne geçilir. Böylelikle toplantı zamanında oluşabilecek karmaşa yer ve mekan müsaitliği sorunu ortadan kalkar. Belirli bir saat aralığı için rezerve edilmiş oda bir başkası tarafından seçim yapılacağı zaman dolu gözükür ve üzerine rezerve işlemi yapılmasına izin vermez. Toplantı odası rezervasyon sistemi üzerinden toplantı tanımlayacak bir kişi tek ekran üzerinden tüm odaların durumunu görüntüleyebilir, kendine en uygun toplantı odasını bulup rezervasyon yapabilir.
Toplantı organizatörü toplantıya eklediği katılımcılara elektronik davet gönderebilmektedir.
Rezervasyon yapmak isteyen kişi odanın kaç kişilik ve hangi donanıma sahip vs gibi bilgilerine de toplantı odası rezervasyon sistemi üzerinden görüntüleyebilmektedir. Oda girişlerinde veya içerisinde konumlandırılan akıllı ekranlar odanın durumunu meşgul, toplantı başlamak üzere veya dolu şeklinde de göstermektedir. Kişi dilediği taktirdi toplantının başlamasına veya sonlanmasına yakın ekran üzerinden bildirim alabilmektedir.
Toplantı Odası Rezervasyon Sistemleri Nerelerde Kullanılır?
Toplantı odası rezervasyon sistemleri rezerve işlemi gerektiren tüm ortamlarda kullanılabilmektedir.Toplantı ve konferans odalarında genellikle oda durumunu, toplantıyı oluşturan kişi , toplantı konusu ve katılımcıları bilgilerini göstermek amacıyla, Eğitim sektöründe derslik adı ders bilgisi eğitmen adı gibi bilgileri sağlamak amacında ve buna benzer birçok alanda kullanılmaktadır.
Toplantı Odası Rezervasyon Sistemi Özellikleri Nelerdir?
Toplantı Odası Rezervasyon yazılımı mevcut odaların kullanılabilirliğini arttırır ve oda kullanımının düzenli bir şekilde ilerlemesine katkı sağlar.
Kolay Arama Kolay Rezervasyon
Gerekli kapasite ve ekipmana göre filtreleme yapın ve aramaya tıklayın. Size uygun toplantı odası seçeneklerinden biri için rezervasyon yaptırın.
Güvenli Rezervasyon
RFID kartınızı veya kişisel pin kodunuzu kullanarak toplantı odasına isminizle rezervasyon yapın ve aynı saate başka bir rezervasyon yapılmasının önüne geçin.
Entegre Platformlar
Office 365, G Suite veya Exchange ile entegre edin.
Merkezi Yönetim
Farklı lokasyonlarda bulunan işyerleri birinlerinizin toplantı odalarını tek noktadan yönetin.
Özelleştirilebilir Görünüm ve İşlevsellik
Şirketinizin ihtiyacına göre sadece kullanılan arayüzün görselliğini değil, aynı zamanda işlevselliğini de özelleştirin.
Konuksever Salonlar, Verimli Toplantılar
Catering isteklerinizi veya teknik ekipmanlar hakkında geri bildirim ve taleplerinizi sistem üzerinden göndererek ilgili departmana iletin.
İşyeri Analizi
Sistemin sağladığı istatistiksel bilgileri analizle ederek şirketinizin rezervasyon davranışı hakkında bilgi sahibi olun. Tercihler doğrultusunda toplantı odası ekipmanlarını ve çalışma alanı toplantı odası dağılımını planlayın.
Tüm Cihazlardan Takip
Gününüzü planlamak için masanızda olmak zorunda değilsiniz. Bilgisayar, dokunmatik ekran, kiosk ve mobil cihazlar gibi sizin için uygun olan herhangi bir cihazdan toplantılarınızı düzenleyebilir ve izleyebilirsiniz.
Check in (Giriş) – Check out (Çıkış)
Bu özellik aktif edildiği durumda, rezervasyon zamanı geldiğinde check-in yapılmayan odalar rezervasyondan düşer ve gereksiz oda işgali ortadan kaldırılmış olur.
Gibi daha birçok özelliğe sahiptir.
